Do chiếm một tỉ trọng không hề nhỏ trong khối tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, việc quản lý hàng tồn kho không tốt có thể gây ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động sản xuất, kinh doanh và lưu thông hàng hoá của doanh nghiệp. Bởi vậy, có rất nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả đã được ra đời, và nổi bật trong đó chính là Phân tích ABC & Phân tích XYZ.

Phân tích ABC và phân tích XYZ là các khái niệm cơ bản trong quản lý tồn kho, quản lý vật tư và lập đơn hàng tự động đặt nhà cung cấp.

 

Phân tích ABC

Kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau. Từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.

Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số. Hoặc nói cách khác: chỉ cần kiểm soát chặt chẽ 20% danh điểm hàng hóa này thì có thể kiểm soát 80% toàn bộ hệ thống.

Hàng hóa được khuyến cáo chia thành 3 thể loại:

  • A là hàng có giá trị, đem lại 80% chỉ tiêu bán hàng
  • B là hàng trung gian, đem lại 15% chỉ tiêu bán hàng
  • C là hàng ít giá trị, chỉ đem lại 5% chỉ tiêu bán hàng.

Phân tích ABC

Chỉ tiêu bán hàng có thể được đánh giá theo nhiều cách khác nhau. Cách tốt nhất là theo chỉ tiêu lợi nhuận (lãi gộp), có nghĩa là hàng càng có giá trị thì nó càng đem lại nhiều lợi nhuận. Ngoài ra, có thể lấy doanh số hoặc số lượng để làm chỉ tiêu bán hàng.

 

Ứng dụng phân tích ABC trong quản lí tồn kho như thế nào?

– Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C, do đó cần sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A.

– Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát hiện vật. Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.

– Trong dự báo nhu cầu dự trữ, chúng ta cần áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho nhóm mặt hàng khác nhau, nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn so với các nhóm khác.

– Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng.

Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hoá lượng dự trữ.

 

Phân tích XYZ

Song song với phân tích ABC, kỹ thuật XYZ được sử dụng để nhận định mức độ ổn định của hàng hóa, cụ thể là nhu cầu của khách hàng hoặc doanh số bán ra. Mỗi mặt hàng đều có một hệ số biến thiên trên doanh số, có nghĩa là mức độ sai lệch trung bình về doanh số với chỉ tiêu bán hàng. Theo đó, phân tích XYZ trong quản lí tồn kho được phân loại như sau:

  • X là hàng hóa có đặc trưng về nhu cầu ổn định, thường có mức độ biến thiên dưới 15%. Nhiệm vụ chính của bộ phận mua hàng là đặt mua đúng như số lượng bán hàng để không tạo ra lượng hàng thừa trong kho (kỹ thuật đặt hàng “theo đúng thời hạn”). Số lượng hàng hóa bán ra trong mỗi kỳ gần như là giống nhau.
  • Y là hàng hóa mà có đặc trưng theo nhiều xu hướng khác nhau (mùa vụ, tăng hoặc giảm nhu cầu theo thị hiếu/quảng cáo…), độ biến thiên từ 15-50%. Nhiệm vụ chính của người đặt hàng là cần phải suy nghĩ thật kỹ trước khi đặt hàng nhà cung cấp.
  • Z là hàng hóa mà khi bán không thể dự báo được bất kỳ điều gì (có độ biến thiên trên 50%).

 

Sự kết hợp của phân tích ABC và XYZ trong quản lí tồn kho.

Nhằm quản lí tồn kho và thiết lập các dự báo chính xác và hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên sử dụng kết hợp 2 phương pháp phân tích tồn kho ABC và XYZ. Theo đó, khi kết hợp giữa 2 phương pháp, ta hình thành được bảng sau:

Bảng kết hợp Phân tích ABC và XYZ

Trong quản lí tồn kho, nhóm hàng A và B thể hiện sự ổn định trong vòng quay vốn của doanh nghiệp. Vì vậy, nhóm hàng này cần được ưu tiên lưu kho và sẵn sàng xuất kho nếu có giao dịch phát sinh.

  • Nhóm AX và BX có sự ổn định nhu cầu và mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp, do đó nhóm này phải được lưu trữ đủ hoặc thừa không quá nhiều so với kỳ trước. Hai nhóm hàng này có thể mang lại tiềm năng hiệu quả kinh doanh.
  • Nhóm AY và BY tuy đảm bảo vòng quay vốn nhanh nhưng khó quản lí tồn kho. Vì vậy, doanh nghiệp phải luôn có kế hoạch dự phòng hàng hóa trong trường hợp nhu cầu bùng nổ bất chợt.
  • Nhóm AZ và BZ có tiềm năng hiệu quả kinh doanh cao nhưng lại khó dự báo. Doanh nghiệp bắt buộc phải kiểm soát tốt để tồn kho không mất cân đối với nhu cầu thị trường.

Ngược lại, nhóm hàng C không mang lại giá trị doanh số lớn cho công ty. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét để hạn chế rủi ro từ nhóm hàng này.

  • Nhóm CX: doanh nghiệp có thể giảm bớt lượng hàng nhập vào với số lượng đồng đều qua các kỳ.
  • Nhóm CY: cần cân nhắc để mức tồn kho an toàn, phù hợp với tài chính của doanh nghiệp.
  • Nhóm CZ: Nên quan sát thêm và cân nhắc loại bỏ để hạn chế rủi ro dư thừa hàng gây giảm lợi nhuận.

Có thể thấy, sự kết hợp của phân tích ABC và XYZ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lí tồn kho. Đồng thời, doanh nghiệp chủ động được nguồn cung ứng nhờ những dự báo tồn kho trong ngắn hạn.

Ưu điểm của việc kết hợp các phương pháp phân tích ABC và XYZ

Việc sử dụng kết hợp phương pháp ABC và XYZ có một loạt các ưu điểm như sau:

  • Nâng cáo hiệu quả của hệ thống quản lý hàng tồn kho;
  • Nâng cao tỷ lệ các mặt hàng có mức độ lợi nhuận mà không vi phạm các nguyên tắc trong chính sách quản lý danh điểm hàng hóa trong cửa hàng;
  • Phát hiện ra các hàng hóa chủ đạo và các nguyên nhân ảnh hưởng đến số lượng hàng hóa còn tồn trong kho;
  • Phân bổ lại chức năng, quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên trong việc quản lý hàng hóa, phụ thuộc vào chuyên môn và kinh nghiệm sẵn có.