Quản lý một kho hàng là một trong những công việc vô cùng phức tạp và nhiều công đoạn, bao gồm từ giám sát và đánh giá nhân viên cho đến những việc như vận chuyển, mua, nhập xuất, kiểm soát hàng tồn kho, lưu trữ và phân phối hàng hóa. Bởi vậy, việc điều hành một nhà kho sao cho hiệu quả và an toàn cần một quy trình thực sự tốt. Đặc biệt là khâu xuất kho, một bước vô cùng quan trọng.

Trước hết, muốn tối ưu một quy trình xuất kho thì bạn cần làm rõ 2 điều. Thứ nhất là tính linh hoạt trong việc áp dụng, bởi không một quy trình hay công nghệ quản lý nào có thể phù hợp với tất cả doanh nghiệp trong các lĩnh vực khác nhau với các sản phẩm lưu kho khác nhau. Thứ hai, bạn cần luôn cập nhật các công nghệ cũng như kỹ thuật mới nhất chứ không nên mãi mãi áp dụng một quy trình mà có thể sẽ lạc hậu khi thời gian trôi qua.

Tuy nhiên, có một số nguyên tắc và quy trình chung mà bạn có thể làm theo để đảm bảo bạn đã làm tốt quy trình xuất kho. Cùng Whitebox bắt đầu nhé.

Bước 1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho:

Đơn vị chịu trách nhiệm liên quan đến hoạt động đòi hỏi xuất kho lập Phiếu yêu cầu, đề nghị xuất kho. Mỗi loại hàng hóa sẽ do mỗi bộ phận khác nhau phụ trách, chẳng hạn, nếu xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp thì trưởng bộ phận sản xuất sẽ có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất kho, còn với thành phẩm hoặc mặt hàng kinh doanh của công ty thì bộ phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho.

Bước 2: Phê duyệt đề nghị:

Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị xuất kho của một số loại mặt hàng hoặc vật tư lưu kho nhất định.

Đối với nguyên vật liệu sản xuất, phiếu đề nghị này phải được trình lên giám đốc hoặc trưởng bộ phận Kế hoạch sản xuất để phê duyệt. Đối với hàng bán thì có thể không cần thông qua quản lý cao cấp mà bộ phận kế toán, bán hàng có thể tự ký duyệt.

Bước 3: Kiểm tra tồn kho

Kế toán kho sau khi nhận phiếu đề nghị sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, cụ thể là kiểm kê hàng hóa và vật tư cần xuất để xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng cần thông báo ngay cho các phòng ban liên quan để xử lý, nhập thêm hàng đúng chủng loại và số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng.

Sau khi xác nhận đã bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho, chúng ta chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác

Căn cứ vào thông tin trên phiếu đề nghị đã được ký duyệt hay trên hóa đơn bán hàng, kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển cho quản lý kho để thực hiện lấy hàng theo yêu cầu.

Bước 5: Xuất kho

Nhân viên quản lý kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất (đã có đầy đủ xác nhận của các quản lý bộ phân liên quan: kế toán, thủ kho, nhận hàng) để lấy hàng và sắp xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng và tình trạng thực tế hàng hóa trước khi xuất và thực hiện bốc xếp lên phương tiện vận tải nếu cần thiết.

Bước 6: Cập nhật thông tin

Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lượng tồn kho. Số liệu phải được thống nhất và ghi nhận chính xác giữa các bên.

Trên đây là quy trình xuất kho 6 bước hoàn chỉnh, trong quy trình đã đan xen các biện pháp kiểm soát và quản lý rủi ro rất chặt chẽ để hạn chế sai sót và lỗi trong quá trình thực hiện. Tuy nhiên sai số vẫn có thể xảy ra khi bạn sử dụng hình thức lưu kho truyền thống, bởi số liệu thường được xử lý thủ công trên giấy tờ hoặc trên Excel, thường được cập nhật mỗi tháng 1 lần, điều này khiến sai số hay thất thoát rất dễ xảy ra, đặc biệt là với hàng hoàn.

Bằng việc xử dụng công nghệ lưu kho tiên tiến nhất mang tên INSYT, được phát triển độc quyền bởi Whitebox Singapore, giờ đây bạn hoàn toàn có thể kiểm soát toàn bộ quá trình xuất, nhập kho trên chính chiếc điện thoại của mình. Trong đó, mọi số liệu sẽ được cập nhật liên tục 24/7, bạn chỉ việc xác nhận và điều chỉnh chỉ qua một nút bấm, qua đó giảm thiểu tối đa thời gian quản lý nhưng lại nắm quyền kiểm soát hàng hoá mọi lúc mọi nơi.

Đặc biệt trong tháng 3 này, Whitebox đang miễn phí ngay 1 tháng lưu kho, tặng kèm miễn phí phần mềm INSYT. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để trở thành một trong những người sử dụng thời gian thông minh!