Tiền mặt được ví như dòng máu của doanh nghiệp vậy. Mặc dù doanh nghiệp của bạn đang lãi nhưng sao nhiều lúc vẫn thấy thiếu tiền?

Nhìn nhanh vào báo cáo tài chính bạn có thể dễ dàng phát hiện ra cùng một vấn đề đó là… quản lý hàng tồn kho kém.. Đó chỉ phần nổi của tảng băng chìm, mất hàng, thất thoát doanh thu là những vấn đề trầm trọng hơn nếu bạn biết rằng dữ liệu kho và thực tế khá xa nhau.

Với hầu hết các doanh nghiệp quản lý tồn kho là việc rất tầm thường, cuối tháng mới cần kiểm kho một lần. Một số doanh nghiệp thì chỉ quản lý kho dựa trên sổ sách. Hầu hết doanh nghiệp đều không hiểu rằng kiểm kho không phải là quản lý tồn kho.

Một số hạn chế trong kiểm kê kho kiểu cũ

Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng những phần mềm kế toán để vừa quản lý tài chính vừa quản lý kho. Trên thực tế các phần mềm đó không có chức năng ghi lại các vị trí thực tế của hàng hóa cũng như không có báo cáo biến động hàng xuất nhập kho theo ngày và theo mã hàng. Phần mềm kiểu này chỉ đưa ra báo cáo xuất nhập tồn cơ bản phục vụ cho mục đích báo cáo thuế và báo cáo tài chính.
Các báo cáo kiểu này chỉ liệt kê những sản phẩm đang còn trong kho một cách chung chung, báo cáo không thể chỉ cho bạn biết từng mã hàng đã ở trong kho trong bao lâu, hàng đã hết hạn chưa, có bị hư hỏng, bị hoàn lại hay không còn bán được nữa. Quan trọng hơn là, báo cáo này thường không phản ảnh chính xác hàng hóa thực tế ở trong kho còn bao nhiêu vì báo cáo này phục vụ mục đích báo cáo tài chính.

Vậy quản lý hàng tồn kho là gì ?

Trước tiên, cần hiểu đúng, hàng tồn kho không phải là hàng ế, hàng lỗi mốt bị tồn đọng lại mà hàng tồn kho được sử dụng trong bài viết này là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong kinh tế học, kế toán, tài chính chỉ về hàng hóa, sản phẩm đã sẵn sàng để bán và được lưu trữ ở trong kho.
Việc quản lý hàng tồn kho có ý nghĩa gì với bạn còn phụ thuộc vào sản phẩm mà bạn đang bán thuộc ngành nào, tôi sẽ tập chung đi sâu vào phân tích quản lý hàng tồn kho cho các nhà bán lẻ, nhà phân phối và các doanh nghiệp thương mại điện tử – đó là những người thường gặp nhiều vấn đề và thách thức với việc quản lý hàng hóa, sản phẩm.

Hàng tồn kho của các nhà bán lẻ thường là tổng hợp của nhiều sản phẩm khác nhau, nhiều kiểu dáng, màu sắc, kích thước, chất liệu…. Hàng bán lẻ chỉ xuất kho từng cái từng chiếc chứ không bán theo thùng và hàng xuất nhập kho liên tục trong ngày.

Khó khăn lớn nhất khi quản lý tồn kho với hàng bán lẻ là phải chuẩn bị sẵn sàng đúng hàng, đúng số lượng, đùng kích cỡ, màu sắc khi khách muốn mua.

Quản lý hàng tồn kho là việc bạn phải theo dõi cũng như kiểm soát được số lượng hàng của bạn từ lúc sản xuất hay đặt hàng, vận chuyển, lưu kho, chuẩn bị bán và bổ sung thêm hàng hóa. Quản lý tồn kho liên quan đến toàn bộ dòng chảy của hàng hóa từ khi mua đến khi bán

  1. Mua gì ?
  2. Mua bao nhiêu ?
  3. Khi nào chuyển hàng tới?
  4. Sản phẩm nào đang bán tốt ?
  5. Sản phẩm nào đang bán chậm ?
  6. Sản phẩm đã ở trong kho bao lâu rồi?
  7. Sản phẩm nào đang tồn kho quá nhiều?
  8. Sản phẩm nào nên giảm giá?
  9. Sản phẩm nào nên bán thanh lý?

Mục tiêu của việc quản lý hàng tồn kho là tối ưu hiệu quả quả dòng tiền kinh doanh bằng cách quản lý tốt dòng tiền từ lúc chi tiền mua hàng đến lúc bán hàng và thu tiền về. Nói một cách đơn giản là, thay vì mua hàng về và để hàng tồn kho trong một tháng rồi bán dần, bạn có thể bán gấp đôi số lượng hàng hóa như vậy với dòng tiền y nguyên? Tức là, bạn được lợi nhuận gấp đôi với cùng một dòng tiền nhờ quản lý hàng hóa tồn kho thông minh. Vì vậy, quản lý tồn kho chính là yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp.

Tồn kho không chỉ là những con số

Hàng tồn kho chính là tiền đang nằm im trong kho. Nói cách khác hàng hóa thực trong kho của bạn là những gì bạn đang bán và chuẩn bị bán – sản phẩm của bạn phải luôn có sẵn và có đủ để bán. Để mất hoặc thiếu hàng tồn kho đồng nghĩa với việc mất cơ hội bán hàng và sụt giảm doanh thu. Trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay, nếu để vuột mất thì rất khó vươn lên và bứt phá. 

Thử giả dụ như bạn phải bỏ ra hai chục triệu cho quảng cáo mỗi tháng để bán được hai ngàn sản phẩm ly sứ, mỗi ly sứ bán ra với giá bốn mươi ngàn đồng. Vậy, bạn phải chi trung bình mười ngàn đồng tiền quảng cáo trên một sản phẩm.

Nếu khi khách đặt hàng mà bạn không có hàng để giao thì bạn đã vụt mất: 

  • Doanh thu của chiếc cốc: 40,000 đồng
  • Chi  phí quảng cáo: 10,000 đồng
  • Chi phí vận hành
  • Chi phí nhân sự 
  • Chi phí văn phòng và các chi phí liên quan khác

Chưa kể đến khách hàng sẽ phàn nàn khi đã đặt hàng mà không nhận được hàng. Những khách hàng này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín kinh doanh của bạn bằng những lời đánh giá xấu, tiêu cực hoặc chia sẻ trên mạng xã hội khiến chẳng ai dám mua hàng của bạn nữa. Thêm nữa, nếu bán hàng trên các sàn thương mại điện tử, nếu không hoàn tất đơn hàng, tùy vào chính sách mỗi sàn, thường thì bạn sẽ bị phạt tiền mặt hoặc khóa listing sản phẩm.

Hàng của tôi ở đâu thế nhỉ?

Hầu hết doanh nghiệp đều tập trung vào đẩy mạnh kinh doanh và tiếp thị hàng hóa, các vấn đề như giao hàng không thành công, hàng hoàn thường bị xem nhẹ hơn vì không mang lại doanh thu trực tiếp. Tuy nhiên, tích tiểu thành đại, những sơ suất nhỏ có thể mang lại hậu quả lớn và nguyên nhân sâu xa dẫn tới những sơ xuất này là quản lý tồn kho thiếu chuyên nghiệp.

Hàng tồn kho bị mất hay thiếu có thể từ các nguyên nhân sau đây:

1. Quy trình nhập kho kém

Hàng nhập kho không được đếm cẩn thận và đối chiếu với danh sách dẫn đến lệch số liệu giữa sổ sách và thực tế.

2. Quản lý kho kém

Hàng hóa được lưu giữ lộn xộn, lung tung, di chuyển từ chỗ nọ sang chỗ kia trong kho không được kê khai ghi chép lại dẫn đến lệch dữ liệu, thất lạc hoặc mất hàng.

3. Giao nhầm hàng

Giao nhầm hàng hoặc giao nhầm cỡ, nhầm màu cũng là nguyên nhân khiến dữ liệu kho không chuẩn.

4. Không có phần mềm quản lý kho

Nếu không có hệ thống phần mềm quản lý kho mà chỉ dùng cách ghi chép sổ sách hoặc dùng các file đơn giản như word hay excel thì rất dễ mất dữ liệu hoặc nhầm lẫn.

5. Quản lý hàng hoàn kém

Hàng hoàn không được xem xét kiểm tra kỹ đã nhập kho, cũng không tìm hiểu nguyên nhân làm sao hàng bị hoàn đã vội nhập kho rồi lại bán tiếp. Hầu hết dữ liệu bị nhầm lẫn, lộn xộn khi không biết quản lý hàng hoàn.

6. An ninh kém

Hàng hóa bị mất hoặc đánh tráo ngay từ khi ở trong kho hoặc trong quá trình giao hàng hoặc bị chính khách hàng đánh tráo rồi khiếu nại. Nếu bạn không có quy trình quản lý kho và đóng gói hàng hóa chuyên nghiệp thì những trường hợp thế này khiến bạn vừa mất tiền lại vừa mất uy tín.

Lợi ích của quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp

Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cho hàng hóa trong kho của bạn? Liệu thủ kho hay bảo vệ hay nhân viên kho sẽ đền bù cho hàng hóa bị mất, hỏng, vỡ? Hãy liên hệ với công ty 3PL để tìm câu trả lời nếu bạn vẫn còn băn khoăn.

3PL là một công ty chuyên cung cấp những giải pháp hậu cần cho doanh nghiệp như dịch vụ cho thuê kho, quản lý hàng hóa trong kho kèm theo các dịch vụ khác. Những năm gần đây, với sự bùng nổ của thương mại điện tử, các kho hàng cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng cũng mang đến cho những nhà bán hàng online nhiều lựa chọn kinh tế và hiệu quả. Không chỉ cho thuê kho, các kho 3PL còn cung cấp các dịch vụ khách theo yêu cầu của khách hàng như: quản lý kho chuyên nghiệp, nhặt hàng, đóng gói, gioa hàng. Tương tự như các trung tâm xử lý hàng hóa FBA Amazon, các kho 3PL này cũng hoàn tất đơn hàng như vậy, chỉ khác là bạn có thể thoải mái bán hàng đa kênh.

Tuy nhiên, khá khó để phân biệt các kho truyền thống với kho 3PL cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Dù cùng là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê kho nhưng các kho truyền thống thông thường sẽ chỉ phục vụ khách hàng bán buôn, lưu kho theo thùng hay theo pallet, nhập kho thế nào xuất kho như thế. Các kho truyền thống sẽ không dỡ từng thùng hàng ra kiểm đếm, kiểm tra hỏng hóc, thử sản phẩm cũng như không có thời gian để phân loại theo từng cỡ, từng màu. Vì quản lý kho theo đơn vị thùng hay pallet nên các kho truyền thống không nhất thiết phải dùng đến phần mềm kho chuyên dụng.
Ngoài lưu kho ra, các kho 3PL cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng còn cung cấp các dịch vụ khác phù hợp với cả khách hàng bán buôn hay bán lẻ ở mức độ chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác. Tóm lại, kho 3PL tốt cần phải đảm bảo làm tốt hơn, nhanh hơn, chính xác hơn bạn tự làm.

Các nhà kho hoàn tất đơn hàng thường được xây dựng tiêu chuẩn cao hơn, sạch sẽ, khô ráo và thoáng mát và ánh sáng tốt để đảm bảo không có sơ xuất nào do nhìn nhầm. Ngoài ra, các kho kiểu này còn được trang bị các loại giá, kệ với kích cỡ và tiêu chuẩn khác nhau để phù hợp với nhiều loại hàng hóa từ nhỏ đến lớn. Quan trọng hơn, các công ty cung cấp dịch vụ hoàn tất đơn hàng bắt buộc phải có phần mềm lưu kho chuyên nghiệp (không phải các bảng tính Excel kiểu cũ). Hãy thử liên hệ với các công ty kiểu này để xem họ có làm tốt hơn và rẻ hơn cách bạn vẫn đang làm không.

Hãy nhớ hỏi kỹ về dữ liệu kho có được cập nhật liên tục và trực tiếp không? Và liệu các dữ liệu này có đầy đủ và hữu ích cho công việc kinh doanh của bạn hay hỗ trợ việc đưa ra quyết định mua bán hàng hóa nhanh chóng và chính sách hơn. Sau đây là danh mục số liệu cần quan tâm khi lựa chọn thuê kho. Bạn nên hỏi đơn vị cho thuê kho họ sẽ gửi báo cáo dữ liệu này cho bạn khi nào? Bao lâu sau khi có biến động hàng hóa trong kho?

Hàng Nhập Kho Hàng mới được chuyển đến kho
Sai SốChênh lệch giữa báo cáo và thực tế
Hàng Nhập Hỏng HócHàng hỏng được phát hiện trước khi nhập kho
Hàng HoànHàng hoàn trả lại sau khi đã được giao đi
Hàng Xuất Kho (Số lượng lớn)Cho đơn hàng bán buôn
Hàng Xuất Kho (TMĐT)Cho các đơn hàng bán lẻ thương mại điện tử
Báo Cáo Xuất Nhập Tồn KhoSố lượng hàng còn trong kho, báo cáo theo từng mã hàng
Biến Động Hàng HóaTóm tắt về biến động hàng hóa trong kho theo ngày và mã hàng
Lịch Sử Lưu KhoTóm tắ lịch sử hàng hóa trong vòng 30,60,90 ngày theo từng mã hàng
Kiểm ToánBáo cáo phục vụ mục đích kiểm toán

Nếu bạn vẫn băn khoăn làm thế nào để thuê được một kho hàng tốt thì hãy kiểm tra danh sách 30 câu nhất định phải hỏi khi thuê kho để tránh bị thua thiệt khi thuê kho nhé.

https://cutt.ly/Ja3kMB5