Hầu hết tất cả các doanh nghiệp, người bán hàng online đều cần một chỗ trống để lưu trữ, và đó là điều tất yếu phải có để luôn có sẵn hàng hóa, chủ động cho việc buôn bán. Khi cần thêm không gian để lưu trữ thì hầu hết mọi người sẽ đi tìm để thuê 1 nhà kho, nhưng nhiều người lại không thể phân biệt giữa nhà kho chung và nhà kho riêng. Vậy hãy phân biệt rõ bạn đang cần chỗ để lưu giữ hàng hóa hay một nhà kho.

Đây là yêu cầu mà chúng tôi rất hay nhận được:

“Tôi cần thêm không gian. Tôi cần một nhà kho”

Mỗi khi chúng tôi nhận được nhu cầu này, chúng tôi thường sẽ dành ra hơn 10 phút để có thể giải thích cho khách hàng rằng điều thực sự họ đang cần chỉ là một nơi để lưu trữ hàng hóa. Để có thể hiểu rõ thêm chúng tôi xin đưa ra một minh họa – đó là một cuộc trò chuyện điển hình với khách hàng của chúng tôi và nó khá dễ để nhận ra vấn đề thực sự.

Whitebox: Xin chào, cảm ơn bạn đã liên hệ với Whitebox. Tôi có thể giúp gì cho bạn ?
Khách hàng: Công việc chính của Whitebox là gì ? Cung cấp dịch vụ gì ?
Whitebox: Chúng tôi cung cấp dịch vụ lưu trữ hàng hóa và dịch vụ hoàn tất đơn hàng cho các doanh nghiệp bán lẻ và phân phối hàng hóa.
Khách hàng: Tôi đang cần thêm không gian. Tôi cần một nhà kho.
Whitebox: Vâng, chúng tôi cung cấp dịch vụ lưu trữ cho nhu cầu lưu kho của bạn.
Khách hàng: Ừm…Không phải, tôi cần một nhà kho.
Whitebox: Vâng, chúng tôi có một nhà kho đang hoạt động. Bạn có thể lưu trữ hàng hóa của bạn chỗ chúng tôi.
Khách hàng: Không phải, tôi đang tìm một nhà kho. Tôi cần thêm không gian.
Whitebox: Bạn cần thêm bao nhiêu không gian ?
Khách hàng: Tôi cần khoảng 100m2
Whitebox: Vâng, gần như tất cả các nhà kho đều có diện tích ít nhất là 1000m2 ạ.
Khách hàng: Không, tôi cần một nhà kho nhỏ hơn.
Whitebox: Không gian lưu trữ của chúng tôi bắt đầu tính từ 100 mét khối. Và bạn chỉ phải trả tiền cho những gì bạn sử dụng thôi.
Khách hàng: Mét khối ? Mét khối là như thế nào ?

Vậy, thế nào được gọi là nơi lưu trữ ?

Nói ngắn gọn hơn, nơi lưu trữ là một không gian 3 chiều được tính bằng thể tích theo mét khối. Bạn có thể tính thể tích bằng một phép tính rất đơn giản, sau khi quy đổi kích thước sản phẩm của bạn ra mét, lấy chiều dài nhân với chiều rộng và độ cao, bạn sẽ có được thể tích của kiện hàng.

Nhu cầu lưu trữ của bạn sẽ phụ thuộc vào sự thay đổi số lượng hàng hóa bạn có. Khi ít hàng hóa, bạn cần ít không gian hơn và ngược lại. Vấn đề ở đây là bạn sẽ không cần có một khu vực cố định khi mà khối lượng hàng hóa của bạn luôn thay đổi.

Chỉ cần trả tiền cho những gì mà bạn sử dụng ?

So với các cơ sở cung cấp dịch vụ lưu trữ tính phí dựa trên thể tích theo mét khối sử dụng thì các nhà kho cổ điển khác lại tính phí không đổi dựa vào diện tích cố định. Các cơ sở lưu trữ sẽ cung cấp chi phí sử dụng linh hoạt hơn vì dựa theo nhu cầu sử dụng của bạn trong khi các kho lại có khoản chi phí không thay đổi theo tháng.

Còn tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn, bạn có thể có một hay nhiều người làm để thực hiện tốt hơn cho công việc của bạn nhưng nếu bạn không thể có môi trường tốt, thiết bị tốt và sự quản lý phù hợp cho nơi lưu trữ của mình thì đó thực sự là điều bạn nên tránh….

Các cơ sở dịch vụ lưu trữ luôn được trang bị các kệ và giá đỡ linh động cho phép di chuyển được những hàng hóa không chắc chắn bằng thùng hoặc giỏ lớn mà không giới hạn hàng hóa có trên pallet.

Các loại thiết bị lưu trữ

Còn tùy thuộc vào loại và kích thước sản phẩm để bạn biết sẽ cần những thiết bị lưu trữ khác nhau nào.

Những kệ gỗ (Pallet) Dành cho các sản phẩm cồng kềnh và nặng

Kệ (tủ) trung bình Dành cho các sản phẩm lỏng lẻo có cỡ trung bình

Kệ nhẹ Dành cho các sản phẩm nhẹ và có kích cỡ nhỏ

Các Thùng Dành cho các sản phẩm không chắc chắn và rất nhỏ

Tại sao bạn cần những thiết bị lưu trữ khác này ? Thực tế khi phải xếp chồng các thùng lên với nhau bạn sẽ rất khó để có thể tìm lại được những sản phẩm bên dưới. và cũng như vậy, khi tất cả các sản phẩm của bạn đều để chung một vị trí Pallet với kiểu dáng và màu sắc, kích thước có sự tương đồng thì sẽ không thể quản lý tất cả. Các kệ, giá đỡ khác nhau cho phép sản phẩm được lưu trữ một cách hợp lý và dễ dàng tìm được.

Các thiết bị của kho

Có 2 loại kho phổ biến là kho chung và kho riêng. Những nhà kho này được vận hành bởi các công ty tiếp vận cung cấp dịch vụ lưu trữ theo yêu cầu và dịch vụ xe nâng để dỡ và tải hàng hóa của bạn từ xe tải ra, vào kho. b

Có 2 loại kho “chung” và “phổ biến” – Kho truyền thống và kho hiện đại. Sự khác biệt chính là kho truyền thống chỉ cung cấp một khu đất bằng phẳng để lưu trữ các pallet trong khi kho hiện đại có nhiều hình thức phân loại kệ và giá hơn. Cả hai kiểu loại kho này đều phải để doanh nghiệp phải di chuyển cả Pallet

Kho truyền thống

Những kho hàng này được xây dựng với thiết kế truyền thống và các vật liệu cơ bản, ít thông gió, ánh sáng và an ninh. Do thiếu những điều này mà môi trường kho sẽ rất ẩm thấp và bụi bặm. Các kho như vậy lại thường ở những nơi xa thành phố, gần những đường quốc lộ chính, vậy nên chi phí lưu trữ có thể sẽ thấp hơn.

Kho hiện đại

Kho hiện đại là các cơ sở được xây dựng có mục đích sử dụng những vật liệu tốt, nằm trong các khu công nghiệp. Các khu công nghiệp cung cấp quyền truy cập chung về hệ thống an ninh, có đường rộng cho các xe chở hàng dài. Môi trường lưu trữ thoáng mát và sạch sẽ. Nhưng tất nhiên là chi phí sẽ cao hơn nhiều so với các nhà kho truyền thống.

Cả 2 loại kho Chung đều cần có những chi phí tương tự và yêu cầu các cam kết tối thiểu.

Phí nâng hạ – Trên mỗi Pallet
Phí thuê lưu trữ – Theo diện tích mỗi tháng
Diện tích lưu trữ tối thiểu bắt đầu từ X – Y mét vuông
Thời gian lưu trữ tối thiểu từ 3 tháng tới 1 năm

Kho fulfilment

Loại nhà kho thứ 3 là loại nhà kho có thể sẽ ít phổ biến hơn nhưng đây lại là các nhà kho chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trữ với các kệ và giá đỡ khác nhau dành cho từng loại sản phẩm khác nhau. Điều này phục vụ cho các doanh nghiệp làm việc với các sản phẩm từ cỡ to đến cỡ nhỏ, từ nặng đến nhẹ.

Các kho Fulfilment còn cung cấp các dịch vụ bổ sung để quản lý kho của bạn, chọn và xử lý đóng gói đơn đặt hàng của bạn để sẵn sàng cho việc vận chuyển. Các giải pháp Fulfilment như vậy phù hợp với các doanh nghiệp bán lẻ, phân phối và thương mại điện tử.

Điều gì sẽ tốt hơn cho bạn ?

Hãy thử đặt câu hỏi… Liệu bạn có cần một không gian thật linh hoạt hay một khu vực cố định ? Các sản phẩm của bạn được di chuyển với số lượng lớn trên Pallet nơi mà tất cả các sản phẩm cùng được trồng chất để cùng trong một pallet. Doanh nghiệp của bạn dù có trải qua những thời kỳ thấp hay cao điểm khi khối lượng hàng trong kho của bạn thay đổi theo doanh số của bạn… Những câu hỏi cơ bản có thể giúp quyết định được giải pháp hợp lý.

Chi phí mở rộng (CBM) Chi phí cố định (CQM)

Với các nhà doanh nghiệp thông minh thì việc quan trọng nhất là phải xem xét giá cả. Kể cả không suy nghĩ nhiều, những người không tính toán cũng đưa ra quyết định dựa trên giá cả chứ không phải chi phí hàng tháng… Với chi phí được tính theo một cam kết diện tích cố định thì chi phí hàng tháng sẽ là….cố định. Với chi phí có thể mở rộng được tính theo mét khối, bạn có thể phải trả nhiều hơn vào một số tháng và ít hơn khi bạn có ít hàng. Chi phí trung bình tháng trong một năm có thể ít hơn khi tính chi phí cố định hàng tháng

Môi trường lưu trữ và thiết bị

Phụ thuộc vào sản phẩm của bạn, một số sản phẩm tiêu dùng bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ và độ ẩm còn các sản phẩm như máy móc thì lại không. Các sản phẩm dễ bị ảnh hưởng từ môi trường sẽ cần nhà kho phải sạch sẽ, mát mẻ và khô ráo. Hàng có giá trị cao sẽ cần một cơ sở an toàn và an ninh. Đây là những yếu tố quan trọng cần xem xét kỹ.

Quản lý hàng hóa thì sao ?

Hàng trong kho là dòng tiền của bạn. Không có hồ sơ lưu kho thích hợp thì liệu bạn sẽ quản lý dòng tiền kinh doanh của mình như thế nào ? Chuyển động trong kho hàng của bạn sẽ xác định nhu cầu quản lý kho hàng của bạn. Cho dù chuyển động của đơn hàng nhanh hay chậm, nhiều đơn hàng nhỏ và một vài đơn hàng lớn thì bạn có thể cần hay không cần thông tin theo thời gian thực về chuyển động hàng trong kho của mình. Quản lý một vài dòng sản phẩm so với hàng trăm dòng sản phẩm sẽ làm tăng thêm sự phức tạp.

Điều gì tốt cho bạn hơn được quyết định bởi ý thích của bạn về chi phí cố định hay chi phí mở rộng, môi trường cần lưu trữ và nhu cầu về cơ sở hạ tầng, chuyển động của hàng trong kho và quan trọng hơn cả là sự chuyên nghiệp của đối tác quản lý kho của bạn./.