‘Nhà kho’ và ‘trung tâm hoàn thiện đơn hàng’ thường được sử dụng thay thế cho nhau nhưng thực tế, định nghĩa của hai thuật ngữ này là hoàn toàn khác nhau. Điểm chung của cả hai đều là những trung tâm có không gian lớn chứa hàng hóa cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, mục đích sử dụng và dịch vụ được cung cấp thì hoàn toàn khác nhau.

Vậy, nhà kho khác với trung tâm hoàn thiện đơn hàng như thế nào?  Và làm thế nào để xác định được xem đâu là hình thức phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn? Cùng Whitebox tìm hiểu trong bài viết sau nhé.

Kho hàng (Warehouse) là gì?

Nhà kho truyền thống

Kho hàng là khu vực được sử dụng để chứa hàng – chủ yếu được các nhà sản xuất, nhập khẩu, xuất khẩu, bán sỉ, và các doanh nghiệp vận tải sử dụng chủ yếu và chỉ duy nhất với mục đích lưu trữ hàng hóa.

Tại nhà kho, bạn sẽ thấy các thiết bị như xe nâng, container và kệ xếp chồng lên  cao với số lượng lớn sản phẩm. Trên thực tế, hoạt động chính trong kho chủ yếu là việc nhập và xuất hàng tồn kho.

Một số nhà kho được thiết kế cho các hoạt động kinh doanh dành cho các doanh nghiệp có khách hàng trực tiếp và đối tác của họ (B2B) với hàng hóa số lượng lớn. Hầu hết các nhà bán lẻ lớn sẽ có kho riêng để lưu trữ hàng tồn kho, trong khi một số những doanh nghiệp sẽ thuê kho bên ngoài và sử dụng chung không gian lưu trữ với các doanh nghiệp khác. Việc sử dụng chung không gian kho với các doanh nghiệp khác thường mang lại chi phí thấp hơn hơn cho các nhà bán lẻ có quy mô nhỏ lẻ đến trung bình, mặc dù giá cả còn tùy phụ thuộc vào các điều khoản cho thuê có sẵn.

Trung tâm hoàn thiện đơn hàng (Fullfillment services) là gì?

Trung tâm hoàn thiện đơn hàng

Trung tâm hoàn thiện đơn hàng là nơi xử lí và hoàn thành một đơn hàng nào đó. Ở đó các hoạt động tùy chỉnh (customize) được thực hiện với quy mô lớn, tốc độ cao và độ phức tạp nhiều. Ngoài việc tìm được đúng sản phẩm, trung tâm có thể thực hiện các chức năng như lắp ráp, kết hợp đơn hàng (nếu một người đặt mua nhiều sản phẩm khác nhau), đóng gói, dán nhãn, và chuyển đến bộ phận vận chuyển.

Khái niệm trung tâm hoàn thiện đơn hàng ra đời trên nền tảng của sự phát triển thương mại điện tử, hướng đến việc giao hàng trực tiếp đến tay người tiêu dùng theo mô hình B2C. Trung tâm hoàn thiện đơn hàng là nơi mà các nhà cung cấp dịch vụ logistics của bên thứ ba (3PL) thông qua đó thực hiện các đơn đặt hàng cho các nhà bán lẻ. Trung tâm hoàn thiện đơn hàng ra đời để đáp ứng nhu cầu hoàn thành đơn đặt hàng cho khách hàng một cách kịp thời. Mặc dù vẫn tồn tại nhà kho tại trung tâm hoàn thiện đơn hàng của một công ty 3PL, nhằm lưu trữ hàng hóa của người bán ở các vị trí được chỉ định – mục tiêu chính của trung tâm thực hiện là chuyển hàng đến với khách hàng một cách nhanh chóng.

Làm thế nào để xác định hình thức phù hợp với doanh nghiệp của mình?

Để có thể xác định đâu là phương pháp phù hợp hơn, chúng ta cùng so sánh một vài yếu tố sau đây: 

1. Yếu tố thời gian.

Trong khi nhiệm vụ của Kho hàng là lưu trữ hàng hóa với số lượng lớn thì nhiệm vụ của Hoàn tất đơn hàng lại là giúp cho hàng hóa luôn được luân chuyển một cách nhanh và chính xác nhất tới tay khách hàng.

Lý tưởng nhất là hàng hóa không nên được dự trữ trong trung tâm hoàn thiện đơn hàng trong thời gian hơn một tháng, nếu không thì các nhà bán lẻ có thể phải trả thêm chi phí kho bãi. Các nhà bán lẻ sử dụng các trung tâm hoàn thiện đơn hàng thường sẽ chủ động gửi hàng nhiều hơn để đảm bảo luôn có đủ hàng trước khi giao hàng.

Bởi vậy nếu như doanh nghiệp bạn cần lưu trữ một lượng lớn hàng hóa trong một thời gian dài thì nên sử dụng dịch vụ Nhà kho, còn nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên phát sinh những đơn hàng nhỏ (tính theo chiếc) cần vận chuyển nhanh và chính xác thì việc lựa chọn dịch vụ Hoàn tất đơn hàng lại là một lựa chọn hiệu quả hơn rất nhiều.

 

2. Quy trình.

Không giống như việc chỉ đơn giản lưu trữ hàng hóa và chỉ quản lý in/outbound như Nhà Kho, dịch vụ Hoàn tất đơn hàng hoạt động theo một quy trình khép kín bao gồm rất nhiều các bước như:

  • Nhận hàng tồn kho
  • Chọn sản phẩm
  • Hoàn thiện sản phẩm
  • Hộp đóng gói
  • Ghi nhãn các lô hàng
  • Giao các đơn đặt hàng
  • Quản lý lợi nhuận.

Tất cả những tính năng này giúp cho việc bán hàng của doanh nghiệp đơn giản hơn bao giờ hết, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí, đặc biệt là trong lĩnh vực E-Commerce, khi những đơn hàng có độ phức tạp cao và rất dễ dàng nhầm lẫn, cũng như gặp khó khăn trong việc kiểm soát hàng hoàn.

Vậy đâu là thời điểm nên sử dụng dịch vụ Hoàn tất đơn hàng?

Các nhà bán lẻ có quy mô nhỏ đến trung bình phải quyết định xem liệu có cần thiết phải thuê ngoài (outsource) một trung tâm của công ty 3PL hoàn thiện đơn hàng hay không. Sẽ có một thời điểm mà lượng đơn hàng tới cùng một thời điểm quá nhiều khiến nhà bán lẻ dường như phải dành tất cả thời gian để đóng gói và chạy đến bưu điện để chuyển hàng. Đó là một dấu hiệu rõ ràng là đã đến lúc nhận được sự giúp đỡ với việc thực hiện đơn đặt hàng. Đối với nhiều công ty, vấn đề này không phải lúc nào cũng rõ ràng.

Một số chủ doanh nghiệp nhỏ tin rằng họ nên thuê bên ngoài thực hiện bởi vì họ cần một nơi để lưu trữ hàng hóa. Nếu công ty của bạn không có nhiều không gian, bạn vẫn có thể thuê thêm không gian để tiết kiệm chi phí, như tủ khóa hay các đơn vị lưu trữ. Bằng cách đó, bạn có thể giữ một số lượng hàng tồn kho trên thực tế và có truy xuất thêm khi cần thiết.

Tương tự, nếu bạn sử dụng các công ty dịch vụ 3PL để thực hiện đơn đặt hàng và bán một số lượng lớn các sản phẩm độc đáo, bạn có thể lựa chọn chỉ gửi một vài mặt hàng nhất định cho 3PL, ví dụ như những sản phẩm bán chạy nhất. Sau đó công ty có thể lưu trữ và tự hoàn thành phần hàng hóa còn lại. Giải pháp này dễ quản lý cho những mặt hàng ít phổ biến hơn.

Tạm kết

Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp thương mại điện tử nào. Mặc dù ‘nhà kho’ và ‘trung tâm hoàn thiện đơn hàng’ đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng nhu cầu về không gian kho đơn giản để lưu trữ hàng tồn kho khác với nhu cầu về các dịch vụ mà trung tâm hoàn thiện đơn hàng của 3PL có thể cung cấp. Sự khác biệt phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng: Kho hàng có thể giúp lưu trữ số lượng lớn hàng tồn kho trong một thời gian dài, trong khi 3PL có thể nhanh chóng giao hàng cho khách hàng của bạn từ trung tâm hoàn thiện đơn hàng của họ.