Bất ngờ & Hoang mang

Khi chính phủ công bố lệnh ‘giãn cách xã hội’ , bạn có vội vã đến siêu thị để kịp mua đồ dự trữ? Không thể ra khỏi nhà để mua đồ mình ‘cần’ và làm điều mình ‘muốn’ khiến bạn lo lắng ? Các biện pháp để ngăn ngừa sự lây lan của dịch đã ảnh hưởng đến hầu hết các doanh nghiệp, tuy nhiên, một số doanh nghiệp vẫn đứng vững. Công việc của bạn thì sao ?

Đêm ngày 31 tháng 3 năm 2020, chỉ thị số 16/CT-TTg bắt đầu có liệu lực, liệu bạn còn nhớ khoảnh khắc lịch sử đó khi chúng ta đều hoang mang. lo lắng về tương lai ngày mai? Công việc rồi sẽ ra sao đây? Ngành nghề nào được coi là “ thiết yếu”? Tiền đâu để trả lương nhân công? Tiền thuê kho bãi, cửa hàng sắp đến hạn? Hàng loạt ý nghĩ lo lắng quay cuồng trong đầu. Chưa kể, là chủ doanh nghiệp, bạn buộc phải đưa ra quyết định nhanh chóng trước biến cố bất ngờ này.

Trên thế giới, Chính phủ các nước cũng đang ra sức để ngăn chặn sự lây lan của COVID-19 bằng cách yêu cầu người dân không được ra khỏi nhà. Tuy nhiên, chính phủ vẫn cần đảm bảo các hàng hóa thiết yếu được cung cấp đầy đủ cho người dân.

Khó khăn & Nan đề

Doanh số máy tính xách tay và máy tính bảng tăng vọt chỉ sau một đêm, khi trường học cũng như công sở chuyển sang trạng thái “làm việc ở nhà”. Đột nhiên, mọi hoạt động: làm việc, điều hành công ty, mua bán đều phải “trực tuyến”. Điện thoại và máy tính xách tay bỗng trở thành một phần tất yếu của cuộc sống, bàn ăn trở thành văn phòng, “inbox” trở thành bộ tổng chỉ huy.

Thật ra, khi có đầy đủ trang thiết bị thì làm việc tại nhà vẫn hiệu quả, đơn vẫn chốt như thường khi nhân viên sales ở nhà. Tuy nhiên, khó khăn ở chỗ, bạn chẳng thể chuyển mọi hoạt động tại kho hàng sang trạng thái “online” được. “Hoàn tất đơn hàng” là một chuỗi các hoạt động thể chất bao gồm: nhập kho, xuất kho, đóng gói hàng hóa, dán tem vận chuyển, giao hàng nhằm “hoàn tất” cho các giao dịch mua bán online. Bây giờ, chắc hẳn bạn đã nhận ra, việc “ hoàn tất đơn hàng” chẳng dễ dàng như trước nữa. Chưa kể, còn vô vàn những phát sinh, biến cố không lường trước được khi bạn phải tự điều hành đội ngũ “hoàn tất đơn hàng”.

Kế hoạch & thực tế

Thật may mắn, các khách hàng dùng dịch vụ fulfillment – hoàn tất đơn hàng của Whitebox chẳng hề có bất kì gián đoạn nào trong hoạt động kinh doanh. Giống như vô vàn doanh nghiệp trên cả nước, Whitebox chuyển hoạt động của khối văn phòng “về nhà”, khác biệt làm nổi bật tính linh hoạt của Whitebox đó là, chỉ trong vòng 3 tiếng. chúng tôi đã ngay lập tức thích ứng và sẵn sàng cho trạng thái làm việc mới. Khó tin quá phải không? Thực ra chúng tôi đã lường trước và chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống có thể xảy ra ngay từ thời dịch mới bùng phát.

Ngay từ đầu, Whitebox lựa chọn sử dụng máy tính Intel NUC, là dòng máy cấu hình cao mà nhỏ gọn với kích thước nhỏ hơn cả hộp cơm trưa. Ngoài màn hình 24 inch nhằm mang lại sự thoải mái cho mắt của nhân viên, mọi thiết bị khác đều nhỏ gọn, nhét vừa vào túi xách. Máy tính, thiết bị dù sao cũng chỉ là “phần cứng” thôi, để đảm bảo cả hệ thống vận hành ổn định, “phần mềm” mới là quan trọng.

Mọi dữ liệu, phần mềm, hệ thống quản lý của Whitebox đều dựa trên nền tảng đám mây “cloud” nên nhân viên có thể truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi. Đội ngũ nhân viên của Whitebox đều được huấn luyện để sử dụng thành thạo công nghệ, phần mềm cũng như tập luyện nhiều tuần cho các tình huống giả định có thể xảy ra như: có một nhân viên bị cách ly, nhà của một nhân viên nằm trong diện cách ly hay vô vàn các tình huống khác nhằm đảm bảo các đơn hàng của quý khách được xử lý, đóng gói và xuất kho đúng hạn. Chưa kể, quy trình của Whitebox được thiết kế “chuẩn hóa” nhằm đảm bảo trong mọi tình huống (kể cả Covid – 19), dữ liệu kho và hàng xuất kho vẫn đảm bảo chính xác 99.5%.

Ngay cả khi đã trù tính cho kế hoạch B hoàn hảo, chúng tôi vẫn chuẩn bị cho kế hoạch C, kế hoạch D, E, F.. nhằm đảm bảo không có bất kì gián đoạn nào ví dụ như: khi nhân viên đến kho hàng thì cần phải đi trên đường nào để hạn chế va chạm với các “chốt”, các giấy tờ gì cần phải xuất trình cho các cơ quan chức năng để giải thích hoạt động của Whitebox là hoạt động “thiết yếu” được phép hoạt động.

Cam kết & thực thi

Là một trong những dịch vụ “thiết yếu”, Whitebox fulfillment vẫn được phép hoạt động trong mùa dịch. Nhưng giống như bao người khác, chúng tôi cũng có nỗi lo bị lây nhiễm. Vậy nên Whitebox đã có những giải pháp thực hiện phòng tránh và diệt khuẩn đúng tiêu chuẩn. Đảm bảo cho mọi người có thể tiếp tục cố gắng trong công việc, đủ nguồn nhân lực để hoàn tất mọi đơn hàng.

Nếu chúng tôi phụ thuộc vào những lao động tự do khác thì sẽ thật là một rắc rối. Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng những người lao động tự do cho gần như mọi hoạt động của công ty, để rồi khi mùa dịch đến họ sẽ không thể đi làm vì nỗi sợ hãi bị lây nhiễm. Whitebox luôn đảm bảo được cho khách hàng về tốc độ và sự chuyên nghiệp, uy tín được đặt lên hàng đầu để dù có nắng, mưa hay gặp tình huống chúng tôi sẽ tìm ra giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề và hoàn tất đơn hàng.

Nói & Làm

Trong suốt thời kỳ giãn cách xã hội, các hoạt động kinh doanh của Whitebox chẳng những không giảm mà còn tăng mạnh. Chúng tôi đã xử lý chính xác trên 2000 đơn hàng mỗi ngày/một khách hàng. Trong suốt thời gian “giãn cách xã hội”, ngay cả khi đơn hàng tăng đột biến, chúng tôi vẫn đảm bảo xuất kho 100% cùng ngày đặt đơn.

0
Nhập kho
0
Xuất kho
0
Xử lý
0
Làm đêm
0
Làm thêm

Bài học từ COVID-19

Covid có dạy chúng ta bài học về đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục không? Khi lệnh giãn cách xã hội được gỡ bỏ, liệu các hoạt động kinh doanh có trở lại “lối cũ” ? Có lẽ đây chính là lúc bạn nên dành thời gian suy nghĩ, sắp xếp và thử các phương án thay thế nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh, hoàn tất đơn hàng vẫn trôi chảy trong đại dịch tiếp theo hoặc khi Covid – 19 bùng phát trở lại.

Rất nhiều nhà bán hàng sử dụng nguồn lực chính để hoàn tất đơn hàng như đóng gói bọc hàng, dán tem, quản lý kho hàng là các sinh viên. Tuy nhiên, hầu hết các trường đại học đóng cửa phòng dịch, rất nhiều shop lao đao vì thiếu người. Trong mùa dịch COVID, Khi mà các trường học không mở cửa sau Tết thì bạn có gặp khó khăn trong việc tìm những người lao động tự do không ?

Nguồn nhân lực làm thêm kiểu này không bao giờ ổn định. Nhân sự làm thêm cũng chỉ xác định đây là công việc mang tính “thời vụ” nên rất khó để đòi hỏi nhân viên phải làm chăm chỉ, tận tâm và dám chịu trách nhiệm. Nếu có sơ suất do nhân viên làm thêm gây ra, cuối cùng bạn sẽ lại phải chạy theo xin lỗi khách hàng, xin lỗi các đối tác vận chuyển rồi hậu quả cuối cùng tất nhiên sẽ do bạn chịu. Có rất nhiều giải pháp cho tình hình này, mà vẫn tiết kiệm chi phí.

Lợi ích của việc thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng nghĩa là bạn được làm việc với một công ty chuyên nghiệp: lưu kho, quản lý kho, nhặt hàng và đóng gói, dán tem vận chuyển, làm việc với bên vận chuyển. Rất nhiều khách hàng của Whitebox quyết định gắn bó lâu dài với chúng tôi vì được nhẹ gánh khỏi việc phải đi tìm, thuê, quản lý đội ngũ làm thêm theo giờ Hãy thử suy nghĩ về việc này. Hãy gọi cho chúng tôi.